Gestão de informações – melhoria do sistema de gerenciamento de informações de uma indústria de sorvetes

Abstract

Communication between the areas of a company is extremely important so that information is disseminated, reaching the right people and, above all, making the company's processes happen in a coherent way as planned. However, communication is not always effective and this can be a serious problem for any corporation since it can lead to delays in internal and external deliveries, generating customer dissatisfaction and employee demotivation, loss of opportunities and a series of conflicts that with sure will hinder the objectives of the company. With the establishment of a functional flow of information, organizations can achieve improvements, competitive advantage in the market, agility in processes and even advance in relation to innovations. This research sought to analyze the impacts caused by the ineffective information flow of an ice cream industry. In order to optimize the communication of corporate materials, an integrated platform was developed for the management and concentration of information, facilitating access and obtaining information through tools such as Microsoft Sway, SharePoint, Excel, Power Point and a graphic designer agency that were used throughout the operational and constructive process of the project, in addition to the Gantt Chart and Ishikawa Diagram, which were essential for identifying the problems to be solved and for organizing the project. The platform aims to facilitate access to information between the trade marketing and sales teams of an ice cream industry. In addition, it is concluded that a well-established flow of information makes the productivity and motivation of employees grow, making the company reach the expected results as well as demonstrating that project where the expected results were obtained. Through the platform developed, the flow of information was established and through a questionnaire applied to employees, it was verified the ease and agility in accessing information. There was also a 69% reduction in the number of pages and 50% in the cost of the company's most important corporate guide.

La comunicación entre las áreas de una empresa es sumamente importante para que la información se difunda, llegue a las personas adecuadas y, sobre todo, haga que los procesos de la empresa sucedan de forma coherente según lo planificado. Sin embargo, la comunicación no siempre es efectiva y esto puede ser un grave problema para cualquier corporación ya que puede generar retrasos en las entregas internas y externas, generando insatisfacción en los clientes y desmotivación de los empleados, pérdida de oportunidades y una serie de conflictos que con seguridad dificultarán la objetivos de la empresa. Con el establecimiento de un flujo funcional de información, las organizaciones pueden lograr mejoras, ventaja competitiva en el mercado, agilidad en los procesos e incluso avanzar en relación a las innovaciones. Esta investigación buscó analizar los impactos causados por el ineficaz flujo de informaci ón de una industria heladera. Con el fin de optimizar la comunicación de los materiales corporativos, se desarrolló una plataforma integrada para el manejo y concentración de la información, facilitando el acceso y obtención de información a través de herramientas como Microsoft Sway, SharePoint, Excel, Power Point y una agencia de diseño gráfico que se utilizaron en todo el proceso operativo y constructivo del proyecto, además del Diagrama de Gantt y el Diagrama de Ishikawa, que fueron fundamentales para identificar los problemas a resolver y organizar el proyecto. La plataforma tiene como objetivo facilitar el acceso a la información entre los equipos de marketing comercial y ventas de una industria de helados. Además, se concluye que un flujo de información bien establecido hace crecer la productividad y motivación de los empleados, logrando que la empresa alcance los resultados esperados así como demostrando aquel proyecto donde se obtuvieron los resultados esperados. A través de la plataforma desarrollada se estableció el flujo de información y mediante un cuestionario aplicado a los empleados se verificó la facilidad y agilidad en el acceso a la información. También hubo una reducción del 69% en el número de páginas y del 50% en el costo de la guía corporativa más importante de la compañía.